Listor

För att ändra url:en på en lista eller bibliotek i SharePoint 2010 eller SharePoint Foundation krävs det att du öppnar sidan i SharePoint Designer 2010.

Klicka sedan på All Files och välj sedan din lista (listorna är under mappen Lists) eller bibliotek.

Högerklicka på listan/biblioteket och välj Rename.

Ange ditt nya namn och avsluta redigeringen med Enter.

Listan/biblioteket har nu en ny url.

Ikon	Listmall	Typ av webbplats	Beskrivning
	Dagordning	Möte	Lista för att lista ärenden för mötet och vem som tar upp dem, samt hur mycket tid var och en har på sig för varje ärende.
	Meddelanden	Möte Samarbete	En lista för nyheter, status och annan kortfattad information.
	Kalender	Möte Samarbete	En lista för en kalenderbaserad översikt över kommanden möten, deadlines och andra viktiga händelser. Du kan dela information mellan kalender-listor och andra SharePoint kompatibla program.
	Kontakter	Möte Samarbete	Lista för hanteringar information om personer som är viktiga för arbetsgruppen , t ex kunder och partners. Du kan dela information mellan kontakt-listor och andra SharePoint kompatibla program.
	Anpassad lista	Möte Samarbete	Lista där administratören lägger in sina egna kolumner. Listan öppnas som en webbsida.
	Anpassad lista i databladsvy	Möte Samarbete	Lista där administratören lägger in sina egna kolumner. Listan öppnas i kalkylbladsmiljö och kräver Sharepoint-kompatibel listdatabladskontroll och stöd för ActiveX-kontroller.
	Beslut	Möte	Lista när man vill hålla reda på alla beslut som fattas på mötet. Mötesdeltagarna och andra kan sedan granska resultatet av mötet.
	Diskussionstavla	Möte Samarbete	Lista när man vill tillhandahålla en diskussionsgruppsliknande plats. I listan finns funktioner för att hantera diskussionstrådar och se till att endast godkända inlägg visas.
	Dokumentbibliotek	Möte Samarbete	Bibliotek när du vill samla dokument eller andra filer. Biblioteket stöder funktioner för bl a mappar, versionshantering och utcheckning.
	Formulärbibliotek	Möte Samarbete	Bibliotek för att lagra XML-baserade affärsformulär, t ex statusrapporter eller inköpsorder. Dessa bibliotek kräver en SharePoint kompatibel XML-redigerare, t ex Microsoft Office InfoPath.
	Importa kalkylblad	Möte Samarbete	Lista som skapas av att man importera en lista från ett SharePoint kompatibelt kalkylprogram. Listan får samma innehåll och kolumner som kalkylbladet.
	Ärendeuppföljning	Möte Samarbete	Lista för hantering av en uppsättning ärenden eller problem. I listan kan man tilldela användarna ärenden, ange prioritet och följa upp ärenden från början till slut.
	Länkar	Möte Samarbete	Lista för länkar till webbsidor och andra resurser.
	Mål	Möte	Lista för att lista mål för mötet. Alla möten introdukceras mötets mål och syfte.
	Bildbibliotek	Möte Samarbete	Bibliotek för lagring av bilder. Biblioteket har särskilda funktioner för att hantera och visa bilder, t ex miniatyrer, hämtningsalternativ och bildspel.
	Projektaktiviteter	Möte Samarbete	Lista för projektaktiviteter om man vill visa dem i en grafisk översikt (ett Gantt-schema) över arbetsuppgifter. Du kan öppna listan i SharePoint kompatibla program.
	Undersökning	Möte Samarbete	Undersökningar ger möjlighet att ställa frågor till andra webbplatsanvändare. Listan har funktioner för att enkelt och snabbt skapa frågor och definera hur användare ska svara på frågorna.
	Uppgifter	Möte Samarbete	Lista för att hålla reda på arbetsuppgifter.
	Textruta	Möte	Textrutan används för att infoga egen text i mötesytan, t ex instruktioner.
	Wiki-sidbibliotek	Möte Samarbete	Bibliotek när man vill skapa en sammanlänkad samling wiki-sidor. Biblioteket stöder bilder, tabeller, hyperlänkar och Wiki-länkningar.
	Att ta med	Möte Samarbete	Lista för vad deltagarna behöver ta med sig till mötet, t ex anteckningsblock, åhörarkopior elelr något att äta.

Läs mer om listtyper hos Microsoft och avsnittet Introduktion till listor, http://office.microsoft.com/sv-se/sharepointtechnology/HA100242741053.aspx?pid=CH101787241053.

Bibliotek och listor i Sharepoint har inbyggd versionshantering som aktiverar i bibliotekets/listans inställningar. De inställningar som kan göras är

• Önskar du huvudversioner och delversioner (utkast). Exempel: 1.0, 1.1, 1.2, 2.0
• Hur många versioner som ska sparas.
• Ska alla kunna se del versioner?
• Måste man checka ut ett dokument innan man kan redigera det?

Tips om man man har en lista som man ofta redigerar i eller behöver lägga in större mängder data i.
(Detta fungerar i de flesta listor/bibliotek i Sharepoint.)

Om du ska redigera en lista/bibliotek en gång så kan du enklast göra så här:

1. Gå till aktuell lista/bibliotek.
2. Klicka på Åtgärder och Redigera i datablad.
   Din lista öppnas nu som en ett datablad/Access-vy.
   
3. Nu är det bara att skriva i fälten precis som i Excel.
4. Blir det någon konflikt i dina ändringar så visas en varning på raden och längst ner i fönstret.
5. Du avslutar redigeringsläget genom att klicka Åtgärder och Visa i standardvy.

Är det en redigering som kommer att ske ofta eller många poster med fält som inte finns i aktuell visning så är det enklast att du gör så här

1. Gå till aktuell lista/bibliotek.
2. Lägg till de kolumner du vill ska vara med listan genom att klicka på menyn Inställningaroch välj Inställningar för listan.
3. Under avsnittet Kolumner klickar du på Skapa kolumn eller Lägg till från befintliga webbplatskolumner.
   Tänk på att om det är en Kontaktlista eller annan Office-kompatible lista så finns det inbyggda kolumner för de flesta fält och de fälten är då oftast kopplade mot Outlooks fält.
4. Klicka på Skapa vy under Vyer.
5. Välj Databladsvy.
   
6. Namnge din vy i fältet Vynamn:.
7. Kryssa i de fält du vill ska visas och i vilken ordning du önskar att fälten ska ligga i visningen.
8. Välj önskad sortering.
9. Ställ in eventuell filtrering.
10. Tryck Ok för att spara din vy.

Nu har du ett visning i redigeringsläge där du enkelt skriver i varje cell eller klistrar in från ett Excel-dokument etc.

Microsoft-länkar

• Skapa eller ändra en vy
• Skapa, ändra eller ta bort en kolumn

1. Gå till ert bibliotek eller lista.
   
2. Klicka på menyn Inställningar och undermenyn Inställningar för….
3. Anpassningsfönstret öppnas.
4. Klicka på Rubrik, beskrivning och navigering under Allmänna inställningar.
   
5. Skriv in ditt nya namn i fältet Namn: eller önskad beskrivning i Beskrivning:
   Tryck Spara.
   
6. Tryck på ditt bibliotek/lista i brödsmulevägen för att komma tillbaka till sidan.
   
7. Biblioteket/listan har nu bytt namn eller ändrat beskrivning.
   Dock så ändras bara menyvisningen om den är aktiverad via navigeringsinställningen för biblioteket/listan. Om inte så måste ni ändra den i Snabbmenyns inställningar.

En lista har inbyggda funktioner att sortera och filtrera innehåll. En kolumn inviduellt sorteras alfabetiskt stigande eller fallande och du kan också precis som i Excel filtrera innehållet att bara visa endast objekt som innehåller ett visst värde.

Att göra sorteringar och filtreringar på en lista är ett tillfällig visning av data, dvs inställningarna sparas inte i visningsvyn till nästa visning av vyn. Vill du spara din sortering/filtrering måste du skapa en ny visningvy i listan.

Sortera om lista

1. Öppna din lista.
2. Klicka på den kolumn du vill sortera listan efter. Med en uppåt- och nedåtpil markeras om kolumnen sorteras stigande eller fallande.

Filtrera data

1. Öppna din lista.
2. För mupekaren över aktuell kolumn, smart-menyns nedåpil visas. Klicka på pilen och klicka på det alternativet du vill filtrera fram.

Du kan direkt i en visningsvy filtrera och sortera data utan att de inställningarna sparas i visningsvyn. Vill du återanvända en sortering eller filtrering av data måste du skapa en visningsvy.

När du skapar/redigerar en visningsvy kan du ange vilka kolumner som ska visas, sortering, filtrering, och du kan också ändra formater på visningen mm.

När du skapar en ny visningsvy så kan du antingen utgå från en befintlig vy eller från en standardvisning. De visningsvyerna du utgår ifrån när du skapar en ny listvisning:

• Standardvisning visar datan i en standard tabell och kan enkelt ändras till en databladsvisning.
• Databladsvisning visar datan i ett datablad som är enkelt att redigera och kan ändras till en standardvisning.
• Kalendervisning visar datan i just en kalender och ger användarna möjlighet att bl a växla mellan dags och månadsvisningar.
• Gantvisning visar datan i ett grafiskt schema där objekten/uppgifterna är relaterade över en tidsaxel.
• Accessvisning startar access för att skapa formulär och rapporter som är baserade på aktuell lista.
• Befintlig listvisning ger dig en lista med samma inställningar som den befintliga listan.

Det finns två typer av visningsvyer; publika och personliga. Publika är visningsvyer som alla användare som har tillgång till listan och de personliga visningsvyerna är endast tillgängliga för den användaren som skapat vyn. Alla användare kan skapa personliga visningsvyer men det krävs rättigheter att hantera listor för att skapa publika visningar.

Skapa en listvising

1. Gå till aktuell lista och klicka på dropdown-menyn för Visning och välj Skapa vy (längst ner i menyn).
2. Välj den visningvyn du vill utgå ifrån.
3. Namn: Skriv in namnet på vyn i fältet Vynamn.
   Tänk på att namnet också blir en del av url:en till vyn så om du unviken åäö och mellanslag får du en snyggare url. Namnet och url:en kan dock bytas i efterhand.
4. Målgrupp: Ange om det ska vara en publik eller personlig vy.
5. Kolumner: Kryssa för de kolumner som ska ingå i vyn och ange vilken ordning de ska visas.
6. Sortera: Ange vilka två kolumner du önskar att sortera listan efter.
7. Filtrera: Ange vilken data du vill visa i vyn. Du kan anger vilken kolumn du vill filtrera datan på och vilket kriterium som ska uppfyllas, t ex kolumnen Namn är inte lika med Startsida.aspx som gör att denna vy inte kommer att visa objekt som har namnet Startsida.aspx.
8. Gruppera: Ange om du vill gruppera data efter någon kolumn och i vilken ordningen grupperna ska listas.
9. Summera: Ange de beräkningar som önskas, t e x medelvärdet på en kolumn anger du det här.
10. Format: Ange vilket format visningen ska ha t ex Kontaktkort som visa data som ett visitkort.
11. Mappar: Ange om objekt ska visas i mappar eller inte.
12. Objekt: Ange hur många objekt som ska visas i en listning.
13. Mobil: Ange om vyn ska vara tillgänglig för visning i mobilen.
14. Tryck OK.

Redigera visningvy

1. Gå till din lista och välj aktuell vy.
2. Klicka på dropdown-menyn för Visning och välj Ändra den här vyn (längst ner i menyn).
3. Gör dina ändringar på vyn och tryck OK.

OBS! Använder du en vy i en webbdel så kommer webbdelens visning inte att ändras av denna ändring utan du måste gå till webbdelen och ange att aktuell vy ska visas i webbdelen. En vy i en webbdel sätts som anpassad efter att du har sparat den och ändras inte även om du ändrar originalvyn.

Använd en länklista som en central plats för länkar till webben, företagets intranät eller andra källor. Du kan exempelvis skapa en lista med länkar till dina kunders webbplatser.

Lägg till en länk

1. Klicka på länken Lägg till ny länk längst ner i länklistans webbdel.
   (Användare som har redigeringsrätt för länkarna ser denna administrationslänk.)
2. Skriv in url:en för länken i Ange webbadressen-fältet och den text du vill ska visas som länk i fältet Ange beskrivningen. Eventuell kommentar anger du i Kommentars-fältet.
3. Tryck Ok.

Redigera länkar

1. Gå till din länklista genom att klicka på länklistan i snabbmeny/trädvyn,  webbdelens titel eller via Visa allt webbplatsinnehåll och sedan på aktuell länklista.
2. Klicka på  till höger om respektive objekt i listan för att redigera länken.
3. Öppna dropdown-menyn för ytterligare inställningar (Visa objekt, Redigera objekt, Hantera behörigheter, Ta bort objekt och Avisera mig).
4. Klicka på Nytt för att skapa en ny kategori eller som menyn säger Nytt objekt.
5. Gör dina ändringar och tryck Ok.

En lista får som standard när den skapats en vy som visar alla objekt i lista, ett listobjekt, funktioner för att skapa nya objekt och redigera befintliga objekt. En lista har också som standard funktioner för användaren att få en avisering om förändringar och exportera och importera information.

Objekt i en listan kan du se som rader i ett Excel-ark eller poster i en databas.

När du klickar på en listas länk i Snabbstart eller på titeln på en webbdel kommer du till listans standard visning.

Nya objekt i en lista markeras .

Lägg till objekt i en lista

Funktionen Nytt kan även visas i en webbdel om Typ av verktygsfält är satt till Fullständigt verktygsfält eller också kan du i webbdelen klicka på Lägg till objekt om Typ av verktygsfält är satt till Sammanfattat verktygsfält.

Tips! Ska du skapa flera objekt kan det vara praktiskt att använda funktionen Redigera i datablad. Läget aktiveras genom menyn Åtgärder/Redigera i datablad. Via denna funktion kan du lägga till poster som i ett Excel-blad och kan klistra in rader av data.

Ändra objekt i en lista

Det finns flera sätt att aktivera ett objekts redigeringsfönster. Vilket sätt som är tillgängligt beror på vilken visning som finns för listan. Dels kan du

Ta bort objekt i en lista

Det finns flera sätt att ta bort ett objekt ur en lista.

Det första du ska fråga dig när du skapar en ny lista är vilken typ av information ska den innehålla/visa? Svaret på denna fråga hjälper dig att välja rätt listmall.

Tips! Tänk på att namnge listan vettigt när du skapar den. Du kan ändra på namnet i efterhand men namnet som du anger när du skapar listan ingår i listans direktlänk. Använd helst inte åäö och mellanslag i namnet när du T ex listan Köpa lunch döper ni när ni skapar den till KopaLunch istället för Köpa lunch och får du länken https://intra.company.se/lists/KopaLunch istället för https://intra.company.se/Kpa%20lunch/. När listan är skapad döper ni om lista till Köpa lunch igen så det ser snyggt i rubriker och menyer.

1. Klicka på Webbplatsåtgärder och välj alternativet Skapa.
   
2. Klicka på den lista du önskar under Kommunikation, Uppföljning eller Anpassade listor.
   
3. Fyll i önskat namn på listan i fältet Namn:.
4. Ange beskrivningen för listan i fältet Beskrivning:.
5. Kryssa i önskat alternativ (Ja/Nej) på frågan Vill du visa denna/detta bibliotek/lista i Snabbstart? under avsnitt Navigering.
6. Tryck Skapa.