Bibliotek

Enklaste sätt att flytta och kopiera dokument/mappar i ett bibliotek är i Utforskaren. Du kan från Internet Explorer öppna ett Bibliotek i Sharepoint (med vanliga inställningar på datorn och i biblioteket).

För att öppna biblioteket i Utforskaren gör du så här

1. Klicka på Åtgärder.
2. Välja Öppna i Utforskaren.
3. Ett nytt Utforskare fönster öppnas nu och eventuell får du logga in igen.

Nu är det bara att kopier aoch flytta dokument och mappar som vanligt.

Bibliotek och listor i Sharepoint har inbyggd versionshantering som aktiverar i bibliotekets/listans inställningar. De inställningar som kan göras är

• Önskar du huvudversioner och delversioner (utkast). Exempel: 1.0, 1.1, 1.2, 2.0
• Hur många versioner som ska sparas.
• Ska alla kunna se del versioner?
• Måste man checka ut ett dokument innan man kan redigera det?

Tips om man man har en lista som man ofta redigerar i eller behöver lägga in större mängder data i.
(Detta fungerar i de flesta listor/bibliotek i Sharepoint.)

Om du ska redigera en lista/bibliotek en gång så kan du enklast göra så här:

1. Gå till aktuell lista/bibliotek.
2. Klicka på Åtgärder och Redigera i datablad.
   Din lista öppnas nu som en ett datablad/Access-vy.
   
3. Nu är det bara att skriva i fälten precis som i Excel.
4. Blir det någon konflikt i dina ändringar så visas en varning på raden och längst ner i fönstret.
5. Du avslutar redigeringsläget genom att klicka Åtgärder och Visa i standardvy.

Är det en redigering som kommer att ske ofta eller många poster med fält som inte finns i aktuell visning så är det enklast att du gör så här

1. Gå till aktuell lista/bibliotek.
2. Lägg till de kolumner du vill ska vara med listan genom att klicka på menyn Inställningaroch välj Inställningar för listan.
3. Under avsnittet Kolumner klickar du på Skapa kolumn eller Lägg till från befintliga webbplatskolumner.
   Tänk på att om det är en Kontaktlista eller annan Office-kompatible lista så finns det inbyggda kolumner för de flesta fält och de fälten är då oftast kopplade mot Outlooks fält.
4. Klicka på Skapa vy under Vyer.
5. Välj Databladsvy.
   
6. Namnge din vy i fältet Vynamn:.
7. Kryssa i de fält du vill ska visas och i vilken ordning du önskar att fälten ska ligga i visningen.
8. Välj önskad sortering.
9. Ställ in eventuell filtrering.
10. Tryck Ok för att spara din vy.

Nu har du ett visning i redigeringsläge där du enkelt skriver i varje cell eller klistrar in från ett Excel-dokument etc.

Microsoft-länkar

• Skapa eller ändra en vy
• Skapa, ändra eller ta bort en kolumn

1. Gå till ert bibliotek eller lista.
   
2. Klicka på menyn Inställningar och undermenyn Inställningar för….
3. Anpassningsfönstret öppnas.
4. Klicka på Rubrik, beskrivning och navigering under Allmänna inställningar.
   
5. Skriv in ditt nya namn i fältet Namn: eller önskad beskrivning i Beskrivning:
   Tryck Spara.
   
6. Tryck på ditt bibliotek/lista i brödsmulevägen för att komma tillbaka till sidan.
   
7. Biblioteket/listan har nu bytt namn eller ändrat beskrivning.
   Dock så ändras bara menyvisningen om den är aktiverad via navigeringsinställningen för biblioteket/listan. Om inte så måste ni ändra den i Snabbmenyns inställningar.

Har ett dokumentbibliotek aktiverat versionshantering så kan man som både “läsare” och “deltagare” hämta upp tidigare publicerade versioner. Det gör ni så här:

1. Gå till aktuellt bibliotek.
2. För muspekaren över aktuell fil så visas filen Snabbmeny.
   
3. Klicka på Snabbmenyns nedåtpil och välj Versionshistorik.
   
   (Menyn ovan är en komplett meny om man har fulla rättigheter. Menyn begränsas utifrån användarens rättigheter.)
4. Filens versioner listas och klicka på Ändringsdatumet för den version du vill hämta hem/öppna.
   

En lista har inbyggda funktioner att sortera och filtrera innehåll. En kolumn inviduellt sorteras alfabetiskt stigande eller fallande och du kan också precis som i Excel filtrera innehållet att bara visa endast objekt som innehåller ett visst värde.

Att göra sorteringar och filtreringar på en lista är ett tillfällig visning av data, dvs inställningarna sparas inte i visningsvyn till nästa visning av vyn. Vill du spara din sortering/filtrering måste du skapa en ny visningvy i listan.

Sortera om lista

1. Öppna din lista.
2. Klicka på den kolumn du vill sortera listan efter. Med en uppåt- och nedåtpil markeras om kolumnen sorteras stigande eller fallande.

Filtrera data

1. Öppna din lista.
2. För mupekaren över aktuell kolumn, smart-menyns nedåpil visas. Klicka på pilen och klicka på det alternativet du vill filtrera fram.

Du kan direkt i en visningsvy filtrera och sortera data utan att de inställningarna sparas i visningsvyn. Vill du återanvända en sortering eller filtrering av data måste du skapa en visningsvy.

När du skapar/redigerar en visningsvy kan du ange vilka kolumner som ska visas, sortering, filtrering, och du kan också ändra formater på visningen mm.

När du skapar en ny visningsvy så kan du antingen utgå från en befintlig vy eller från en standardvisning. De visningsvyerna du utgår ifrån när du skapar en ny listvisning:

• Standardvisning visar datan i en standard tabell och kan enkelt ändras till en databladsvisning.
• Databladsvisning visar datan i ett datablad som är enkelt att redigera och kan ändras till en standardvisning.
• Kalendervisning visar datan i just en kalender och ger användarna möjlighet att bl a växla mellan dags och månadsvisningar.
• Gantvisning visar datan i ett grafiskt schema där objekten/uppgifterna är relaterade över en tidsaxel.
• Accessvisning startar access för att skapa formulär och rapporter som är baserade på aktuell lista.
• Befintlig listvisning ger dig en lista med samma inställningar som den befintliga listan.

Det finns två typer av visningsvyer; publika och personliga. Publika är visningsvyer som alla användare som har tillgång till listan och de personliga visningsvyerna är endast tillgängliga för den användaren som skapat vyn. Alla användare kan skapa personliga visningsvyer men det krävs rättigheter att hantera listor för att skapa publika visningar.

Skapa en listvising

1. Gå till aktuell lista och klicka på dropdown-menyn för Visning och välj Skapa vy (längst ner i menyn).
2. Välj den visningvyn du vill utgå ifrån.
3. Namn: Skriv in namnet på vyn i fältet Vynamn.
   Tänk på att namnet också blir en del av url:en till vyn så om du unviken åäö och mellanslag får du en snyggare url. Namnet och url:en kan dock bytas i efterhand.
4. Målgrupp: Ange om det ska vara en publik eller personlig vy.
5. Kolumner: Kryssa för de kolumner som ska ingå i vyn och ange vilken ordning de ska visas.
6. Sortera: Ange vilka två kolumner du önskar att sortera listan efter.
7. Filtrera: Ange vilken data du vill visa i vyn. Du kan anger vilken kolumn du vill filtrera datan på och vilket kriterium som ska uppfyllas, t ex kolumnen Namn är inte lika med Startsida.aspx som gör att denna vy inte kommer att visa objekt som har namnet Startsida.aspx.
8. Gruppera: Ange om du vill gruppera data efter någon kolumn och i vilken ordningen grupperna ska listas.
9. Summera: Ange de beräkningar som önskas, t e x medelvärdet på en kolumn anger du det här.
10. Format: Ange vilket format visningen ska ha t ex Kontaktkort som visa data som ett visitkort.
11. Mappar: Ange om objekt ska visas i mappar eller inte.
12. Objekt: Ange hur många objekt som ska visas i en listning.
13. Mobil: Ange om vyn ska vara tillgänglig för visning i mobilen.
14. Tryck OK.

Redigera visningvy

1. Gå till din lista och välj aktuell vy.
2. Klicka på dropdown-menyn för Visning och välj Ändra den här vyn (längst ner i menyn).
3. Gör dina ändringar på vyn och tryck OK.

OBS! Använder du en vy i en webbdel så kommer webbdelens visning inte att ändras av denna ändring utan du måste gå till webbdelen och ange att aktuell vy ska visas i webbdelen. En vy i en webbdel sätts som anpassad efter att du har sparat den och ändras inte även om du ändrar originalvyn.

OBS!
Om du laddar upp ett dokument med samma namn som ett befintlig dokument i biblioteket och har Lägg till som en ny version i befintliga filer i kryssat så skapas en ny version av befintligt dokument.

Redigera befintligt dokument

1. Gå in i biblioteket.
2. För muspekaren över aktuellt dokument i listningen så att redigeringsmeny-knappen aktiveras. Klicka breddvid meddelandensnamn och välj Redigera i Microsoft Office xx i redigeringsmenyn.
3. På fråga om Du är på väg att checka ut xxxx svarar du Ok.
4. Du kan också kryssa i att dokumentet ska sparas i din lokala utkast-mapp.
5. Dokumentet öppnas nu i sitt Office-program. Redigera dokumetet som vanligt, sparar du dokumentet så sparas det i som en delversion.
6. När du stänger dokumentet så får du frågan om du vill checka in dokumentet. Om du vill det så svara Ja.
7. Att checka in det gör det tillgänglig för andra att redigera etc.
8. Ange om det ska vara en delversion eller huvudversion och skriv kommentar och tryck Ok.

OBS!
Tänk på att endast de som har redigeringsrätt ser delversioner och att endast du kan redigera utcheckade dokument.