Bibliotek och listor

Rubrik/Title är ju en standard kolumn när man skapar en lista. Du kan inte ta bort denna kolumn men du kan dölja den från visning- och redigeringformulär.

1. Tillåt andra innehållstyper.
   1. Öppna inställningarna för listan.
   2. Välja Avancerade inställningar.
   3. Ändra Tillåt hantering av innehållstyper till Ja.
2. Nu kan du öppna innehållstyper för listan genom att klicka på den i listan Innehållstyper.
3. På Innehållstypens inställningar väljer du din kolumn Rubrik.
4. Under kolumnens inställningar anger du att den ska vara Dold i fältet Kolumninställningar.

Utgått från denna webbsida, http://sp365.co.uk/2012/01/sharepoint-starter-series-how-to-hide-the-title-column-in-a-list/

Enklaste sätt att flytta och kopiera dokument/mappar i ett bibliotek är i Utforskaren. Du kan från Internet Explorer öppna ett Bibliotek i Sharepoint (med vanliga inställningar på datorn och i biblioteket).

För att öppna biblioteket i Utforskaren gör du så här

1. Klicka på Åtgärder.
2. Välja Öppna i Utforskaren.
3. Ett nytt Utforskare fönster öppnas nu och eventuell får du logga in igen.

Nu är det bara att kopier aoch flytta dokument och mappar som vanligt.

Undersökningar är en lista eller funktion på intranätet. Det är en inbyggd funktion i Sharepoint Service 3.0 (wss 3.0).

Hur ni skapar och ändrar undersökningar kan ni läsa mer om på Microsoft hjälpsida,

Ikon	Listmall	Typ av webbplats	Beskrivning
	Dagordning	Möte	Lista för att lista ärenden för mötet och vem som tar upp dem, samt hur mycket tid var och en har på sig för varje ärende.
	Meddelanden	Möte Samarbete	En lista för nyheter, status och annan kortfattad information.
	Kalender	Möte Samarbete	En lista för en kalenderbaserad översikt över kommanden möten, deadlines och andra viktiga händelser. Du kan dela information mellan kalender-listor och andra SharePoint kompatibla program.
	Kontakter	Möte Samarbete	Lista för hanteringar information om personer som är viktiga för arbetsgruppen , t ex kunder och partners. Du kan dela information mellan kontakt-listor och andra SharePoint kompatibla program.
	Anpassad lista	Möte Samarbete	Lista där administratören lägger in sina egna kolumner. Listan öppnas som en webbsida.
	Anpassad lista i databladsvy	Möte Samarbete	Lista där administratören lägger in sina egna kolumner. Listan öppnas i kalkylbladsmiljö och kräver Sharepoint-kompatibel listdatabladskontroll och stöd för ActiveX-kontroller.
	Beslut	Möte	Lista när man vill hålla reda på alla beslut som fattas på mötet. Mötesdeltagarna och andra kan sedan granska resultatet av mötet.
	Diskussionstavla	Möte Samarbete	Lista när man vill tillhandahålla en diskussionsgruppsliknande plats. I listan finns funktioner för att hantera diskussionstrådar och se till att endast godkända inlägg visas.
	Dokumentbibliotek	Möte Samarbete	Bibliotek när du vill samla dokument eller andra filer. Biblioteket stöder funktioner för bl a mappar, versionshantering och utcheckning.
	Formulärbibliotek	Möte Samarbete	Bibliotek för att lagra XML-baserade affärsformulär, t ex statusrapporter eller inköpsorder. Dessa bibliotek kräver en SharePoint kompatibel XML-redigerare, t ex Microsoft Office InfoPath.
	Importa kalkylblad	Möte Samarbete	Lista som skapas av att man importera en lista från ett SharePoint kompatibelt kalkylprogram. Listan får samma innehåll och kolumner som kalkylbladet.
	Ärendeuppföljning	Möte Samarbete	Lista för hantering av en uppsättning ärenden eller problem. I listan kan man tilldela användarna ärenden, ange prioritet och följa upp ärenden från början till slut.
	Länkar	Möte Samarbete	Lista för länkar till webbsidor och andra resurser.
	Mål	Möte	Lista för att lista mål för mötet. Alla möten introdukceras mötets mål och syfte.
	Bildbibliotek	Möte Samarbete	Bibliotek för lagring av bilder. Biblioteket har särskilda funktioner för att hantera och visa bilder, t ex miniatyrer, hämtningsalternativ och bildspel.
	Projektaktiviteter	Möte Samarbete	Lista för projektaktiviteter om man vill visa dem i en grafisk översikt (ett Gantt-schema) över arbetsuppgifter. Du kan öppna listan i SharePoint kompatibla program.
	Undersökning	Möte Samarbete	Undersökningar ger möjlighet att ställa frågor till andra webbplatsanvändare. Listan har funktioner för att enkelt och snabbt skapa frågor och definera hur användare ska svara på frågorna.
	Uppgifter	Möte Samarbete	Lista för att hålla reda på arbetsuppgifter.
	Textruta	Möte	Textrutan används för att infoga egen text i mötesytan, t ex instruktioner.
	Wiki-sidbibliotek	Möte Samarbete	Bibliotek när man vill skapa en sammanlänkad samling wiki-sidor. Biblioteket stöder bilder, tabeller, hyperlänkar och Wiki-länkningar.
	Att ta med	Möte Samarbete	Lista för vad deltagarna behöver ta med sig till mötet, t ex anteckningsblock, åhörarkopior elelr något att äta.

Läs mer om listtyper hos Microsoft och avsnittet Introduktion till listor, http://office.microsoft.com/sv-se/sharepointtechnology/HA100242741053.aspx?pid=CH101787241053.

Om du bara vill att visa grupper ska se ett meddelande så är det enklast att göra så här:

1. Skapa ett nytt meddelande som vanligt.
   När du kommer till Gäller till så anger du gårdagens datum. Detta gör att ditt meddelanden inte publiceras i din meddelandewebbdel och är synligt för alla användare.
   Tryck OK.
2. Gå in i meddelandelistan. För muspekaren över aktuellt meddelande så att redigeringsmeny-knappen aktiveras. Klicka breddvid meddelandensnamn och välj Hantera behörigheter i redigeringsmenyn.
   Fönstret för Behörigheter för aktuellt meddelanden öppnas.
3. Klicka på menyn Åtgärder och välj Redigera behörigheter.
4. Kryssa i rutorna för de grupper som inte ska ska behörighet till meddelanden.
   Klicka på Ta bort användarbehörigheter.
5. Meddelanden visas nu endast för de grupper som du ”angivit/sparat” för detta meddelande.

Via Jerntorgets anpassade AD och kontaktlistefunktion kan man lägga till kontakter i en kontaktlista som är synkroniserade med kontaktens användare i AD. Dvs om en användare uppdaterar sitt mobilnummer så uppdateras din kontaktlista med denna användares nya kontaktuppgifter och vice versa, och kontakten uppdateras i alla kontaktlistor som den ligger med som synkronserad kontakt i.

Lägg till AD synkroniserade kontakter

Bibliotek och listor i Sharepoint har inbyggd versionshantering som aktiverar i bibliotekets/listans inställningar. De inställningar som kan göras är

• Önskar du huvudversioner och delversioner (utkast). Exempel: 1.0, 1.1, 1.2, 2.0
• Hur många versioner som ska sparas.
• Ska alla kunna se del versioner?
• Måste man checka ut ett dokument innan man kan redigera det?

Tips om man man har en lista som man ofta redigerar i eller behöver lägga in större mängder data i.
(Detta fungerar i de flesta listor/bibliotek i Sharepoint.)

Om du ska redigera en lista/bibliotek en gång så kan du enklast göra så här:

1. Gå till aktuell lista/bibliotek.
2. Klicka på Åtgärder och Redigera i datablad.
   Din lista öppnas nu som en ett datablad/Access-vy.
   
3. Nu är det bara att skriva i fälten precis som i Excel.
4. Blir det någon konflikt i dina ändringar så visas en varning på raden och längst ner i fönstret.
5. Du avslutar redigeringsläget genom att klicka Åtgärder och Visa i standardvy.

Är det en redigering som kommer att ske ofta eller många poster med fält som inte finns i aktuell visning så är det enklast att du gör så här

1. Gå till aktuell lista/bibliotek.
2. Lägg till de kolumner du vill ska vara med listan genom att klicka på menyn Inställningaroch välj Inställningar för listan.
3. Under avsnittet Kolumner klickar du på Skapa kolumn eller Lägg till från befintliga webbplatskolumner.
   Tänk på att om det är en Kontaktlista eller annan Office-kompatible lista så finns det inbyggda kolumner för de flesta fält och de fälten är då oftast kopplade mot Outlooks fält.
4. Klicka på Skapa vy under Vyer.
5. Välj Databladsvy.
   
6. Namnge din vy i fältet Vynamn:.
7. Kryssa i de fält du vill ska visas och i vilken ordning du önskar att fälten ska ligga i visningen.
8. Välj önskad sortering.
9. Ställ in eventuell filtrering.
10. Tryck Ok för att spara din vy.

Nu har du ett visning i redigeringsläge där du enkelt skriver i varje cell eller klistrar in från ett Excel-dokument etc.

Microsoft-länkar

• Skapa eller ändra en vy
• Skapa, ändra eller ta bort en kolumn

1. Gå till ert bibliotek eller lista.
   
2. Klicka på menyn Inställningar och undermenyn Inställningar för….
3. Anpassningsfönstret öppnas.
4. Klicka på Rubrik, beskrivning och navigering under Allmänna inställningar.
   
5. Skriv in ditt nya namn i fältet Namn: eller önskad beskrivning i Beskrivning:
   Tryck Spara.
   
6. Tryck på ditt bibliotek/lista i brödsmulevägen för att komma tillbaka till sidan.
   
7. Biblioteket/listan har nu bytt namn eller ändrat beskrivning.
   Dock så ändras bara menyvisningen om den är aktiverad via navigeringsinställningen för biblioteket/listan. Om inte så måste ni ändra den i Snabbmenyns inställningar.